10-17-2022
부당해고 소송과 차별 소송 케이스들이 꾸준히 늘고 있습니다. 현재 직원들을 채용하기도 어려운 상황에, 업무 태도가 좋지 않고 실수와 결근이 많은 직원들에게 경고나 징계조치를 취해야 하는 상황을 겪고 계신 걸로 알고 있습니다. 이런 징계 과정에 대해 고용주들이 많은 오해와 혼란이 있을 수 있습니다.
일단, 첫번째로, 직원의 파일에 공식적으로 문서화되지 않거나 기록되지 않은 경우 해당 조치는 징계라고 인정이 되지 않나요?
직원 징계, 또는 직원 성과 문제를 적절하게 문서화하는 방법에 대해 많은 혼란과 단순한 오해가 있을 수 있습니다. 징계나 서면 경고가 중요한 이유는 부당해고나 차별 소송에 상당히 중요한 방어막이 될 수가 있고 문서화가 잘된 직원 징계조치들은 노동법 여러 측면에서 큰 도움이 되는 게 사실입니다. 문제는 직원 징계 및 문서화에 대한 일반적인 오해가 많은데요.
캘리포니아 노동법은 명백하게 무엇이 징계 조치에 대한 기록을 구성하는지 법적인 정의하고 있지 않습니다. 직원의 인사 파일에 무엇이 필요한지에 대한 정의도 없습니다. 따라서 구두 경고, 이메일, 편지, 심지어 냅킨에 대한 메모에 한 기록까지도 직원이 성과 문제로 인해 해고되었다는 고용주의 입장을 뒷받침하는 증거가 될 수 있습니다. 문서화가 되면 입증자료가 될 수 있다는 이야기이구요. 고용주가 기억해야 할 핵심 항목은 직원이 해고 이유에 대해 이의를 제기하거나 부당해고 소송을 할 경우 문서화된 징계 또는 문서를 통해 해고 결정에 대한 정당성을 입증할 수 있다는 것입니다.
문서는 어떤 형태로든 제공될 수 있으며 직원의 인사 파일에 유지하는 것은 매우 좋은 관행입니다.
그렇다면, 많은 고용주들이 구두 경고는 문서화하지 않고 할 필요가 없다고 생각할 수 있는데요, 정말 구두 경고는 서류로 남길 필요가 없나요?
구두 경고의 기록이 없는 경우, 나중에 직원이 문제에 대해 징계 또는 상담을 받았다는 것을 증명하기가 매우 어렵습니다. 인사부, 또는 매니저가 항상 일지나 구두 경고에 대한 구체적인 내용을 이메일로 보내는 등의 방식으로 구두 경고를 문서화해야 합니다. 이메일을 준비하여 자신에게 보내면 해고와 관련된 소송이 있을 경우 훌륭한 증거가 될 수 있는 훌륭한 타임 스탬프 기록(great time-stamped record)이 됩니다.
서면 경고(warning Notice)나 징계서류에 반드시 직원이 서명해야만 효력이 있나요?
일부 고용주는 직원이 서면 작성에 서명하지 않는 한 직원에 대한 작성이 유효하지 않다고 생각하지만 이는 사실이 아닙니다. 직원이 서면으로 제출되었음을 증명하는 일부 시스템을 갖는 것은 좋은 정책이지만 직원이 문서에 서명해야 하는 것은 아닙니다. 많은 경우, 직원은 동의하지 않기 때문에 그러한 문서에 서명하기를 거부합니다. 이러한 문제를 완화하기 위해 일부 고용주는 문서에 직원이 반드시 서면 동의에 동의하는 것은 아니지만 받았다는 수령을 확인하기 위해 문서에 서명한다는 내용과 함께 서명할 수 있는 공간을 제공합니다. 직원이 서면 경고를 받지 못했다는 주장을 피하는 또 다른 방법은 직원에게 이메일을 보내는 것입니다. 이것은 경고가 언제 준비되어 직원에게 전송되었는지에 대한 훌륭한 기록이 됩니다.
고용주는 직원의 첫 경고나 첫 번째 위반시 직원을 해고할 수 없고 점진적인 징계 정책을 따라야 한다고 알고 있는데요, 사실인가요?
가장 많은 질문은 사실 몇 번 주의를 주어야 해고할 수 있는지? 통상적으로 3 번이라고 주로 정책상 이야기합니다. 고용주는 구두 경고로 징계를 시작하고 해고 전에 두 번째 또는 세 번째 서면 경고로 진행하는 점진적 징계 정책 (progressive discipline)을 시행하도록 선택할 수 있습니다. 그러나 점진적 징계 시스템을 사용해야 하는 것은 아닙니다. 그리고 점진적 징계 시스템이 모든 직원에게 공평하게 적용되어야 합니다. 결론은, 직원이 특별한 고용계약이 없는 At-will 직원인 경우 회사 정책을 처음으로 약간 위반한 경우에도 언제든지 해고될 수 있습니다.
경고나 징계 문서는 가능한 한 일반적이고 광범위해야 한다고 알고 있는데요, 노동법상 올바른 이해를 하고 있는 건가요?
서면 작성 및 상담은 직원이 개선해야 하는 전반적인 문제를 다루어야 하지만 고용주는 구체적인 예를 제공하지 않고 일반적인 설명만 하는 것을 피해야 합니다. 예를 들어, 단순히 직원의 태도가 좋지 않다고 비난하는 대신 고용주는 특정 성과에 대한 문제를 제공해야 합니다. 고용주는 사건의 시간, 날짜 및 사실을 문서화해야 합니다.